Penggunaan dan Kesalahan Bahasa dalam Penulisan Surat Rasmi

Oleh Azhar Salleh

     Terdapat dua bentuk komunikasi, iaitu verbal dan bukan verbal. Antara yang termasuk dalam komunikasi verbal ialah komunikasi lisan dan komunikasi tulisan. Surat rasmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tulisan yang penting, sama ada ditulis untuk keperluan penulisan karangan di sekolah ataupun untuk keperluan dan urusan rasmi dalam pekerjaan, khususnya dalam sektor awam. Surat rasmi dapat didefinisikan sebagai surat yang dikeluarkan oleh jabatan sektor awam atau sektor swasta untuk pelanggan dan untuk pelbagai tujuan.

    Salah satu ciri surat rasmi adalah dari segi penggunaan atau aspek bahasa. Surat rasmi mestilah ditulis dengan laras bahasa surat rasmi dan penggunaan bahasa Melayu baku yang baik dan tepat termasuklah aspek ejaan, tatabahasa, penggunaan kata atau istilah serta tanda bacaan. Di samping itu, penggunaan bahasa dalam surat rasmi mestilah mengutamakan kesantunan berbahasa yang dapat memperlihatkan keindahan atau estetika bahasa dan memberikan gambaran atau citra yang lemah lembut, beradab sopan dan halus budi bicaranya. Hal ini semakin diabaikan sejak akhir-akhir ini akibat ledakan dan pengaruh teknologi dalam era kemodenan, cara berkomunikasi dilihat semakin meminggirkan hal kesantunan berbahasa.

     Kerangka dalam penulisan surat rasmi mestilah mengandungi beberapa maklumat, format atau ketetapan seperti kepala surat, maklumat penerima, rujukan dan tarikh, ungkapan sapaan, tajuk atau perkara, isi kandungan atau maksud surat, penutup surat, slogan atau moto, tandatangan, nama dan jawatan, penerima salinan surat, dan tandatangan ringkas, serta nombor rujukan rekod. Ketetapan ini mestilah berlandaskan pada penggunaan bahasa yang tepat dan baku. Dalam mana-mana ketetapan ini, sekiranya wujud kesalahan bahasa, pasti akan menyebabkan surat yang ditulis tidak berkualiti, malah tidak salah sekiranya dikatakan tidak memaparkan kesantunan dalam komunikasi. Salah satu aspek kesantunan bahasa yang mesti difokuskan ialah penggunaan bahasa yang betul.

     Surat rasmi menekankan suasana formal atau tidak bersahaja kerana mengungkapkan hal atau perkara yang rasmi. Pemilihan kata dan ungkapan hendaklah sesuai dengan maksud yang hendak disampaikan. Ada ungkapan khusus untuk menyatakan maksud tersebut. Sebagai contoh, surat rasmi mempunyai peraturan tersendiri dalam penggunaan kata ganti nama. Untuk mewakili organisasi, surat rasmi tidak memberatkan penggunaan kata ganti nama saya, sebaliknya digunakan ganti nama kami. Dalam surat yang ditujukan kepada individu yang mempunyai gelaran diraja seperti Tengku, Tuanku dan Raja, penggunaan ganti nama patik tidak perlu untuk merujuk diri penulis surat. Patik digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada raja yang memerintah, misalnya Yang di-Pertuan Agong dan sultan, serta isteri baginda. Kata ganti nama yang paling neutral dan diterima umum ialah tuan untuk merujuk penerima surat. Kata puan tidak begitu digalakkan dalam urusan rasmi kerana kata tuan sebenarnya tidak merujuk jantina seseorang. Kata ganti nama ini berdiri atas kapasiti penggunaan bahasa dalam pengurusan atau pentadbiran. Penggunaan kata ganti nama seperti encik, cik, anda, saudara, dan saudari mestilah dielakkan kerana akan menyebabkan surat rasmi itu kelihatan janggal.

Rencana ini dipetik dari Pelita Bahasa keluaran Disember

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *